Hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật Bản chi tiết và dễ dàng

Để thực hiện giấc mơ đến đất nước “mặt trời mọc” và hòa mình vào văn hóa độc đáo tại đây, điều đầu tiên bạn phải có được chính là visa du lịch Nhật Bản. Và vấn đề khiến nhiều người gặp trở ngại, đó là điền form xin visa Nhật Bản như thế nào chính xác nhất.

Gần đây, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam yêu cầu người xin visa phải điền form xin visa Nhật Bản trên máy tính và có mã code (theo mẫu quy định). Nếu bạn đang lo lắng không biết điền form xin visa Nhật Bản như thế nào để chính xác, hãy đọc ngay bài viết dưới đây, Visa5s sẽ hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật Bản chi tiết nhất.

Tờ khai xin visa Nhật Bản là gì? Có nhất thiết phải điền tờ khai không?

Như những quốc gia khác, bạn muốn xin được visa, điều đầu tiên cần làm đó là điền đầy đủ tờ khai xin visa cho tất cả các diện gồm du lịch, thăm thân hay công tác.

Trong tờ khai xin cấp visa Nhật Bản, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cơ bản từ nhân thân, công việc, gia đình của bạn, cùng với đó là những thông tin về thời gian bạn lưu trú tại Nhật Bản.

Mẫu tờ khai xin visa Nhật

Điền tờ khai xin visa Nhật Bản là điều bắt buộc và đòi hỏi phải chính xác tuyệt đối. Bất kỳ một thông tin sai nào, dù nhỏ hay lớn, cũng sẽ khiến Đại sứ quán / Lãnh sự quán từ chối thụ lý hồ sơ của bạn. Chính vì lý do này, khi xin visa đòi hỏi đương đơn xin phải tỉ mỉ tuyệt đối, tránh những sai lầm xảy ra, ảnh hưởng đến chuyến đi của bạn.

Hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật Bản chi tiết và dễ dàng

Những lưu ý trước khi điền đơn xin visa

• Sử dụng đơn khai xin visa Nhật Bản có mã QR Code. Nếu bạn điền trên máy tính, cần có phần mềm Foxit Reader hoặc Acrobat Reader vì mẫu đơn là dạng file PDF.
• Điền đầy đủ, chính xác vào tất cả các hạng mục trong đơn.
• Không bỏ trống bất kỳ hạng mục nào để tránh bị coi là xin visa giả mạo.
• Đánh dấu vào ô thích hợp cho các hạng mục có ô trống.
• Các mục trong đơn khai xin visa Nhật Bản được ghi bằng tiếng Anh và viết bằng chữ IN HOA.
• Các thông tin phải khớp với các giấy tờ trong hồ sơ xin visa Nhật.
• Điền các thông tin lần lượt theo từng mục để tránh bỏ sót.
• Thực hành điền thông tin trên mẫu đơn xin visa Nhật trên giấy trước khi làm trên mẫu đơn xin visa Nhật Bản có mã code.

Hướng dẫn cách cài mã code trên hồ sơ xin visa Nhật Bản

• Bước 1: Tải mẫu tờ khai về máy tại Mẫu tờ khai xin visa Nhật.
• Bước 2: Sử dụng Acrobat Reader để mở file.
  • Bạn có thể tải Acrobat Reader tại đây.
  • Khi đã cài đặt Acrobat Reader, bấm chuột phải vào tệp tờ khai đã tải về, chọn “Open with”, sau đó chọn “Acrobat Reader”.
• Sau đó, form tờ khai sẽ hiển thị mã QR code. Bạn chỉ cần điền thông tin theo hướng dẫn chi tiết dưới đây và quá trình sẽ hoàn tất!

Cách khai đơn xin visa Nhật Bản

Tờ khai xin visa Nhật Bản bao gồm 2 trang, với các nội dung và cách điền như sau:

Trang 1: Thông tin về hộ chiếu, thông tin cá nhân và chuyến đi.

Tại trang này, bạn điền các thông tin sau:

1. Surname: Họ; Given and middle names: Tên, tên dệm; Other names: Tên khác. Nếu không có, bạn có thể bỏ qua

2. Date of Birth, Place of Birth: Ngày sinh, nơi sinh

• Ngày sinh bạn ghi theo thứ tự ngày/tháng/năm, trong đó ngày/tháng là số có 2 chữ số, đối với các số có 1 chữ số thì bạn ghi thêm số 0 đằng trước, còn năm là số có 4 chữ số.
• Nơi sinh thì bạn ghi theo thứ tự Thành phố/ Thị xã – Quận/ Huyện – Quốc gia

3. Sex: Giới tính: Nam chọn ‘Male’; Nữ chọn ‘Female’

Marital Status: Tình trạng hôn nhân

• Single: Độc thân
• Married: Đã kết hôn
• Widowed: Vợ/chồng đã mất
• Divorced: Ly hôn

4.  Nationality or Citizenship / Former and/or other nationalities or citizenships: Quốc tịch của bạn/ Quốc tịch cũ (nếu có)

5. ID No. issued by your government: Số chứng minh thư nhân dân/ Căn cước công dân

6. Passport type: Loại hộ chiếu

• Diplomatic: Hộ chiếu ngoại giao
• Official: Hộ chiếu công vụ
• Ordinary: Hộ chiếu phổ thông
• Other: Khác

Thông thường hộ chiếu mà công dân Việt Nam được cấp là loại phổ thông, nên chọn “Ordinary”

7. Place of Issue: Nơi cấp

Điền tỉnh thành nơi mà bạn đăng ký làm hộ chiếu

8. Issuing authority: Cơ quan cấp, ngày hết hiệu lực hộ chiếu

Điền tiếng Anh: Immigration Department – Cục quản lý Xuất nhập cảnh

Điền Date of issue: Ngày cấp hộ chiếu

Điền Date of expiry: Ngày hết hạn

9. Purpose of visit to Japan: Mục đích nhập cảnh

Tùy vào mục đích của bạn. Thông thường du lịch thì ghi “SIGHTSEEN”

10. Intended length of stay in Japan: Thời gian lưu trú tại Nhật: 7 days, 8 days, 9 days… tùy thuộc số ngày bạn muốn ở đó

11. Date of arrival in Japan: Ngày đến Nhật Bản

12. Name of ship or airline: Sân bay đến Nhật Bản

Điền tên cảng hàng không nơi bạn nhập cảnh vào nước Nhật (thường được in trên vé máy bay)

13. Name and address of hotels or persons with whom applicant intend to stay: Nơi lưu trú tại Nhật Bản, địa chỉ và số điện thoại

Điền tên khách sạn, tên người liên quan đến nơi đang dự định lưu trú, địa chỉ và số điện thoại; số điện thoại cần điền cả mã vùng để bên ngoài gọi tới

14. Date and duration of previous stays in Japan: Quá khứ đã từng lưu trú tại Nhật

Ghi rõ thời gian đã từng lưu trú tại Nhật nếu có (Từ ngày…tháng…năm…Đến ngày…tháng…năm). Nếu chưa từng đến Nhật Bản, ghi “NO”

15. Your current residential address: thông tin địa chỉ hiện tại, số điện thoại, số di động, email của người xin cấp visa: Điền tất cả các mục không để trống, số điện thoại có mã vùng

16.  Current profession or occupation and position: Nghề nghiệp hiện tại của người xin cấp visa

17. Name and address of employer: Thông tin nơi đang công tác

Tên cơ quan, địa chỉ nơi làm việc của người xin cấp visa

Trong trang này, bạn điền các thông tin theo hướng dẫn sau:

18. Partner’s profession/occupation (or that of parents, if applicant is a minor): Nghề nghiệp của vợ chồng  (hoặc bố/mẹ nếu là vị thành niên)

19.Guarantor or reference in Japan: Thông tin người bảo lãnh

Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin cấp visa, nghề nghiệp, quốc tịch của người bảo lãnh tại Nhật.

20. Inviter in Japan: Người mời

Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin cấp visa, nghề nghiệp, quốc tịch của người mới tại Nhật (Nếu người mời là người bảo lãnh như mục 19 thì ghi “Như trên – Same as above”). Nếu người mời không phải là người bảo lãnh thì bạn cần cung cấp thông tin người mời cụ thể như mục 19.

21. Phần ghi chú: Điền vào nếu có tình huống đặc biệt

22. Have you ever,…:Điền lý lịch phạm tội…vv…cho đến thời điểm hiện tại.

Mục này thông thường thì đều đánh dấu vào ô No, Nếu câu bạn trả lời “Yes” thì phải điền thông tin chi tiết vào ô trống bên dưới.

Nhớ đến dấu tích từ trên xuống dưới vào ô có hoặc không ở 6 mục dưới đây

• Been convicted of a crime or offence in any country? Từng bị phán quyết có tội do phạm pháp ở trong hay ngoài nước hay không?
• Been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country? Bị tù hoặc giam giữ từ 1 năm trở lên hay không?
• Been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation? Từng bị phán quyết có tội do vi phạm về ma túy không?
• Engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution? Từng làm các công việc  liên quan đến mại dâm, môi giới mại dâm hay xúi giục mại dâm hay không?
• Committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence? Từng liên quan đến buôn bán người không?

23. Chữ ký: Luôn luôn phải là chính người xin cấp visa ký tên (Trừ trường hợp là trẻ nhỏ hoặc vị thành niên. Ví dụ: ghi “Signed by mother”.

24. Ảnh

Cỡ ảnh là 4,5×4,5 cm. Ảnh chụp trong vòng 6 tháng, rõ mặt

Ghi họ tên ở mặt sau của ảnh, sau đó dán ảnh bằng hồ dán, không được dập ghim

Ảnh không nhìn rõ mặt do bị bẩn, bị rách hỏng,…không được chấp nhận

Kinh nghiệm khi điền đơn xin visa Nhật Bản

Nhật Bản là quốc giá khá khắt khe trong việc chuẩn bị hồ sơ để xin visa. Vì vậy, để đảm bảo việc xin visa Nhật Bản được thuận lợi và thành công, bạn cần lưu ý những điều sau đây:

1. Kiểm tra kỹ trước khi nộp đơn: Sau khi điền xong tờ khai, hãy kiểm tra cẩn thận lần nữa để đảm bảo không có sai sót. Bạn có thể làm đơn nháp viết tay trước, sau đó làm trên đơn có mã QR để chắc chắn hơn.
2. Sử dụng mẫu đơn chính xác: Đơn xin visa phải theo đúng mẫu quy định, được in trên giấy tốt với mã QR rõ ràng.
3. Điền thông tin chính xác: Cần điền đầy đủ, trung thực và chính xác thông tin vào đơn xin visa. Đảm bảo trùng khớp với các giấy tờ tùy thân và không để trống bất kỳ mục thông tin nào.
4. Thông tin rõ ràng chi tiết: Thông tin cần điền phải rõ ràng và chi tiết, không viết mập mờ để tránh gây nghi ngờ về tính trung thực.
5. Lưu ý đến thông tin người bảo lãnh: Trong trường hợp đi du lịch, thăm thân, học tập, công tác ngắn hạn, cần chú ý đến thông tin của người bảo lãnh và thời gian định cư tại Nhật Bản.
6. Nhờ đến sự trợ giúp nếu cần: Nếu không thể viết đơn bằng tiếng Anh, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của người phiên dịch hoặc các đơn vị dịch vụ làm visa Nhật Bản.

Nhìn chung, nộp hồ sơ xin visa Nhật Bản phức tạp và khó khăn, nếu bạn lần đầu đến Nhật, bạn có thể tìm đến các đơn vị làm visa như Visa5s. Với 10 năm kinh nghiệm trong dịch vụ xin visa Nhật Bản, Visa5s tự hào là đơn vị làm visa uy tín, nhanh chóng, tỷ lệ đậu cao.