Bạn sắp có chuyến công tác quan trọng tại Đức nhưng còn băn khoăn trước quy trình xét duyệt visa Schengen nghiêm ngặt của Đại sứ quán Đức? Bài viết này Visa5S sẽ hướng dẫn bạn lộ trình xin visa công tác Đức chi tiết và dễ hiểu nhất, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến từng bước thực hiện thủ tục, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tối đa tỷ lệ đậu visa.
Visa công tác Đức là gì?
Visa công tác Đức (Business Visa) là loại visa ngắn hạn (ký hiệu C) cho phép người sở hữu nhập cảnh vào Đức với mục đích thực hiện các hoạt động liên quan đến thương mại, kinh doanh.
Các hoạt động được chấp thuận gồm:
- Tham gia các buổi ký kết hợp đồng, họp bàn với đối tác.
- Tham dự hội nghị, hội thảo và các sự kiện triển lãm thương mại.
- Tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn của công ty mẹ hoặc đối tác.
- Tiến hành khảo sát, đánh giá tiềm năng đầu tư.
Lưu ý: Visa này không cho phép bạn cư trú dài hạn hoặc làm việc trực tiếp có nhận lương từ một tổ chức tại Đức.
Điều kiện xin visa công tác Đức
Để được cấp visa đi Đức làm việc, bạn cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
- Mục đích chuyến đi rõ ràng: Có thư mời hoặc giấy xác nhận hợp tác từ doanh nghiệp, tổ chức hợp pháp tại Đức, nêu cụ thể nội dung và thời gian làm việc.
- Năng lực tài chính đảm bảo: Chứng minh đủ khả năng chi trả cho toàn bộ chi phí trong suốt chuyến đi và thời gian lưu trú tại Đức.
- Sự ràng buộc chặt chẽ tại Việt Nam: Có công việc ổn định, tài sản hoặc mối quan hệ gia đình rõ ràng nhằm chứng minh bạn sẽ quay về Việt Nam sau khi kết thúc chuyến đi.
- Lịch sử xuất nhập cảnh minh bạch: Không có tiền sử vi phạm quy định visa hay luật xuất nhập cảnh của các quốc gia thuộc khối Schengen.
Thời hạn của Visa công tác Đức bao lâu?
Thông thường, visa công tác Đức thuộc nhóm visa Schengen ngắn hạn với các đặc điểm chính như sau:
- Thời gian lưu trú tối đa: Không quá 90 ngày trong vòng 180 ngày, theo quy định chung của khối Schengen.
- Thời hạn hiệu lực visa: Phụ thuộc vào nội dung thư mời, lịch trình công tác và quyết định của cơ quan lãnh sự. Visa có thể được cấp đúng theo số ngày đi công tác hoặc visa nhiều lần (Multi-entry) nếu bạn thường xuyên sang Đức làm việc và có lịch sử visa tốt.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp bạn tăng khả năng được cấp visa với thời hạn và số lần nhập cảnh thuận lợi hơn.
Trọn bộ hồ xin visa Đức
Đây là bước quan trọng nhất trong thủ tục xin visa đức công tác. Một bộ hồ sơ minh bạch, sắp xếp khoa học sẽ chiếm 80% cơ hội đậu.
Người xin visa cần chuẩn bị
Giấy tờ cá nhân:
- Hộ chiếu hợp lệ, thời hạn sử dụng còn tối thiểu 6 tháng, còn tối thiểu 2 trang trống.
- Tờ khai xin cấp thị thực: Khai online đầy đủ và ký tên.
- Ảnh thẻ: 2 tấm 3.5×4.5cm, nền trắng, chuẩn ICAO chụp không quá 6 tháng.
- Thẻ CCCD, CT07.
- Hồ sơ nhân thân bổ sung: Cung cấp sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú hợp lệ; kèm theo giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (nếu đã kết hôn hoặc ly hôn).
- Bảo hiểm du lịch quốc tế: Bắt buộc có hiệu lực trên toàn bộ khu vực Schengen, với hạn mức chi trả tối thiểu 30.000 EUR, đáp ứng yêu cầu về bảo hiểm y tế và hỗ trợ hồi hương.
Giấy tờ tài chính:
- Sao kê tài khoản ngân hàng: Bản sao kê từ 3–6 tháng gần nhất, thể hiện nguồn thu và dòng tiền ổn định.
- Sổ tiết kiệm: Giấy xác nhận số dư sổ tiết kiệm, thông thường từ 200 triệu VNĐ trở lên.
- Tài sản bổ sung: Giấy tờ sở hữu nhà đất, ô tô, cổ phiếu hoặc các tài sản giá trị khác nhằm tăng độ tin cậy tài chính và nâng cao khả năng đậu visa.
Giấy tờ chứng minh công việc:
- Người đi làm hưởng lương: Hợp đồng lao động còn hiệu lực, bảng lương trong 3 tháng gần nhất và đơn xin nghỉ phép đi công tác có xác nhận, đóng dấu của công ty.
- Chủ doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cùng báo cáo thuế hoặc tờ khai thuế 3 tháng gần đây.
- Học sinh, sinh viên: Thẻ học sinh/sinh viên và giấy xác nhận đang theo học do nhà trường cấp.
- Người đã nghỉ hưu: Thẻ hưu trí hoặc sổ xác nhận hưởng lương hưu theo quy định.
Giấy tờ mục đích chuyến đi:
- Lịch trình chi tiết: Các hoạt động dự kiến tại Đức, địa chỉ, thời gian.
- Vé máy bay: Cung cấp xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi phù hợp với lịch trình công tác; không nên xuất vé chính thức trước khi được cấp visa.
- Chỗ ở trong thời gian lưu trú: Xác nhận đặt phòng khách sạn tại Đức hoặc thư mời/bảo lãnh lưu trú nếu bạn ở tại nhà người thân hoặc đối tác.
Phía công ty Đức cần chuẩn bị
- Thư mời gốc: Viết bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh, có đóng dấu của công ty tại Đức. Nội dung nêu rõ: thông tin người được mời, mục đích, thời gian công tác.
- Mẫu cam kết bảo lãnh: Nếu phía Đức chi trả toàn bộ chi phí, họ cần ra Sở ngoại kiều tại địa phương để làm giấy tờ này.
- Bản sao hộ chiếu của người đại diện ký thư mời.
- Bằng chứng về mối quan hệ kinh doanh: Email trao đổi, hợp đồng kinh tế đã ký trước đó, hình ảnh hợp tác (nếu có).
- Giấy tờ thông tin về doanh nghiệp tại Đức: Hồ sơ pháp lý của công ty mời tại Đức, bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, thông tin liên hệ, địa chỉ trụ sở, lĩnh vực hoạt động và người đại diện ký thư mời.
Quy trình thủ tục chi tiết khi xin visa công tác Đức
Để giúp bạn dễ hình dung và chủ động trong quá trình chuẩn bị, Visa5S hướng dẫn quy trình xin visa công tác Đức từng bước chi tiết, rõ ràng và dễ thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định đúng loại visa & chuẩn bị hồ sơ
Trước tiên, bạn cần xác định visa công tác Đức thuộc nhóm visa Schengen ngắn hạn.
Dựa trên mục đích chuyến đi và tình trạng cá nhân, hãy chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo danh sách đã nêu ở trên, bao gồm: giấy tờ nhân thân, công việc, tài chính, lịch trình công tác, thư mời từ đối tác tại Đức và các giấy tờ liên quan khác.
Lưu ý: Hồ sơ cần thống nhất, thông tin rõ ràng và có bản gốc kèm bản sao theo yêu cầu.
Bước 2: Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ
Visa công tác Đức không nộp trực tiếp tại Đại sứ quán mà thông qua Trung tâm tiếp nhận hồ sơ VFS Global.
Bạn truy cập website chính thức của VFS Global, chọn loại visa phù hợp, điền thông tin cá nhân và đặt lịch hẹn theo thời gian trống. Sau khi hoàn tất, in giấy xác nhận lịch hẹn để mang theo khi đi nộp hồ sơ.
Bước 3: Nộp hồ sơ, chụp ảnh & lấy dấu vân tay
Đến trung tâm VFS đúng ngày giờ đã hẹn, mang theo toàn bộ hồ sơ bản gốc và bản sao.
Tại đây, bạn sẽ:
- Nộp hồ sơ trực tiếp cho nhân viên tiếp nhận hồ sơ.
- Chụp ảnh theo chuẩn visa Schengen.
- Lấy dấu vân tay sinh trắc học (áp dụng nếu bạn chưa từng lấy vân tay Schengen trong 59 tháng gần nhất).
Bước 4: Thanh toán lệ phí
Sau khi nộp hồ sơ, bạn tiến hành thanh toán lệ phí visa Schengen theo quy định của Đại sứ quán Đức và phí dịch vụ của VFS Global.
Phí được thanh toán trực tiếp tại trung tâm bằng tiền mặt hoặc hình thức được VFS chấp nhận tại thời điểm nộp hồ sơ.
Bước 5: Theo dõi hồ sơ & nhận kết quả
Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ nhận được mã hồ sơ để theo dõi tiến trình xét duyệt online trên hệ thống của VFS Global.
Khi có kết quả, bạn có thể: Đến nhận hộ chiếu trực tiếp tại trung tâm VFS, hoặc đăng ký dịch vụ chuyển phát nhanh để nhận hộ chiếu tại nhà, tiết kiệm thời gian đi lại.
Lệ phí xin visa công tác Đức là bao nhiêu?
Chi phí xin visa bao gồm nhiều khoản phí khác nhau. Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản phí tham khảo
| Loại phí | Mức phí | Đối tượng |
| Phí thị thực (Lãnh sự) | 90 EUR (Khoảng 2.500.000 VNĐ) | Người lớn |
| Phí dịch vụ VFS Global | Khoảng 700.000 – 900.000 VNĐ | Tất cả đương đơn |
| Phí dịch thuật công chứng | 500.000 – 1.500.000 VNĐ | Tùy số lượng hồ sơ |
| Bảo hiểm du lịch | 500.000 – 1.000.000 VNĐ | Bắt buộc |
Lưu ý: Phí Lãnh sự được thu bằng tiền Việt (VND) theo tỷ giá tại thời điểm nộp và không được hoàn lại dù đậu hay rớt.
Làm visa công tác Đức mất bao lâu?
Thời gian xét duyệt visa công tác Đức trung bình dao động từ 10–15 ngày làm việc. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm như các đợt hội chợ, triển lãm thương mại lớn, thời gian xử lý hồ sơ có thể kéo dài lên đến 21 ngày hoặc hơn.
Nhằm tránh ảnh hưởng đến kế hoạch công tác, đề nghị nộp hồ sơ trước ít nhất 3 tuần trước ngày dự kiến khởi hành, đồng thời lưu ý không nộp quá sớm, tối đa trước 6 tháng theo quy định của Đại sứ quán.
Kinh nghiệm xin visa công tác Đức
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực visa công tác Đức, Visa5S tổng hợp những lưu ý quan trọng giúp hồ sơ của bạn được đánh giá cao và quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi hơn:
- Thư mời cần trình bày chi tiết, rõ ràng: Thư mời từ đối tác tại Đức nên nêu đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, người mời, mục đích chuyến đi, nội dung làm việc cụ thể, thời gian lưu trú và bên chịu trách nhiệm chi phí (nếu có). Thư mời càng rõ ràng, hồ sơ càng có tính thuyết phục.
- Chứng minh mối quan hệ kinh doanh thực tế: Cơ quan xét duyệt đặc biệt đánh giá cao tính logic và nhất quán của hồ sơ. Nếu bạn mới hợp tác với đối tác Đức, hãy bổ sung các bằng chứng như email trao đổi, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao dịch hoặc tài liệu làm việc liên quan để chứng minh chuyến đi có mục đích công tác thực sự.
- Bảo hiểm du lịch đúng chuẩn Schengen: Bảo hiểm bắt buộc phải có mức trách nhiệm tối thiểu 30.000 EUR và hiệu lực trên toàn bộ khối Schengen. Nên mua bảo hiểm có thời hạn dài hơn ngày dự kiến về từ 1–2 ngày để dự phòng các tình huống phát sinh.
- Sắp xếp hồ sơ khoa học, đúng checklist: Hồ sơ nên được sắp xếp theo thứ tự checklist của VFS Global. Một bộ hồ sơ gọn gàng, logic không chỉ giúp quá trình tiếp nhận nhanh hơn mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với cán bộ xét duyệt.
- Trung thực và nhất quán tuyệt đối: Mọi thông tin trong hồ sơ như thư mời, đơn xin visa, giấy tờ công việc và tài chính phải thống nhất với nhau. Tránh chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần hoặc cung cấp thông tin không chính xác, vì điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả visa.
Tuân thủ tốt các kinh nghiệm trên sẽ giúp bạn tăng đáng kể tỷ lệ đậu visa công tác Đức, ngay cả với những hồ sơ lần đầu nộp.
Câu hỏi thường gặp
Xin visa Đức công tác có cần phỏng vấn không?
Đa phần là không. Tuy nhiên, nếu hồ sơ của bạn chưa rõ ràng, Đại sứ quán có thể gọi điện phỏng vấn hoặc yêu cầu lên gặp trực tiếp. Đừng quá lo lắng, hãy trả lời trung thực và khớp với hồ sơ đã nộp.
Sở hữu visa công tác Đức có được đi các nước khác trong khối Schengen không?
Có. Visa Đức là visa Schengen, bạn hoàn toàn có thể tự do đi lại trong 27 quốc gia thuộc khối này (Pháp, Ý, Hà Lan…) với điều kiện Đức phải là điểm đến chính hoặc nơi nhập cảnh đầu tiên.
Làm gì khi bị từ chối visa công tác Đức?
Bạn có quyền khiếu nại (Remonstrance) trong vòng 1 tháng kể từ khi nhận thông báo từ chối. Hãy đọc kỹ lý do từ chối để bổ sung bằng chứng thuyết phục hơn.
Tôi có thể làm việc tại Đức với visa công tác không?
Không. Visa công tác chỉ dành cho các hoạt động thương mại ngắn hạn. Nếu bạn muốn làm việc dài hạn và nhận lương tại Đức, bạn phải xin visa đi đức làm việc (loại D – National Visa).
Tôi có thể xin visa công tác Đức nếu không có thư mời không?
Không thể. Thư mời từ đối tác Đức là điều kiện tiên quyết và bắt buộc đối với loại visa này
Visa5S – Dịch vụ làm visa công tác Đức uy tín, trọn gói
Việc tự chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Đức có thể khiến bạn tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro bị từ chối nếu thiếu kinh nghiệm xử lý các hồ sơ phức tạp. Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực di trú, Visa5S tự hào là đơn vị uy tín hàng đầu, cung cấp dịch vụ xin visa công tác Đức trọn gói, chuyên nghiệp và hiệu quả:
- Tư vấn chuyên sâu, cá nhân hóa hồ sơ: Đánh giá toàn diện từng trường hợp cụ thể, phân tích điểm mạnh điểm yếu và đưa ra giải pháp tối ưu nhất nhằm nâng cao khả năng đậu visa.
- Xử lý hồ sơ nhanh, chuẩn quy định: Hỗ trợ hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ, logic trong thời gian ngắn, bám sát yêu cầu của Đại sứ quán và VFS Global.
- Đồng hành xuyên suốt quy trình: Hỗ trợ khách hàng từ khâu chuẩn bị giấy tờ, đặt lịch hẹn, nộp hồ sơ cho đến khi nhận kết quả visa.
- Tỷ lệ đậu cao: Hồ sơ được xây dựng bài bản giúp duy trì tỷ lệ đậu visa vượt trội, kể cả với các trường hợp khó.
- Chi phí minh bạch, rõ ràng: Báo phí trọn gói ngay từ đầu, không phát sinh chi phí ẩn, giúp khách hàng an tâm khi sử dụng dịch vụ.
Lựa chọn Visa5S là giải pháp tối ưu để bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tự tin hơn trong hành trình xin visa công tác Đức.
VISA5S – CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ ASIA BLUE SKY
Trụ sở chính: 370 Đường 3 tháng 2, P.Hòa Hưng, Q.10, TP. HCM
Bình Dương: 16 Trần Đại Nghĩa, P. Bình An, TX Dĩ An, Bình Dương
Hà Nội: 87 Vương Thừa Vũ,P. Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội
Fanpage: Visa 5S
Kênh Tiktok: Visa5s
