Bạn đang có kế hoạch mở rộng thị trường, ký kết hợp đồng hoặc tham dự hội thảo quan trọng tại Nhật Bản? Việc chuẩn bị visa công tác Nhật Bản có thể khiến nhiều người cảm thấy bối rối nếu chưa nắm rõ quy trình và các yêu cầu hồ sơ. Trong bài viết này, Visa5S sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi cầm visa trên tay, giúp tăng tỷ lệ đậu ngay từ lần nộp đầu tiên. Đồng thời, bạn cũng sẽ cập nhật những thông tin mới nhất về các loại visa công tác.
Visa công tác Nhật Bản là gì?
Visa công tác Nhật Bản (hay còn gọi là visa thương mại Nhật Bản) là loại thị thực ngắn hạn dành cho công dân Việt Nam nhập cảnh vào Nhật Bản để thực hiện các hoạt động kinh doanh như gặp gỡ đối tác, tham dự hội nghị, khảo sát thị trường hoặc ký kết hợp đồng.
Thông thường, visa này có thời hạn tối đa 90 ngày, thời gian lưu trú mỗi lần khoảng 15–30 ngày tùy quyết định của cơ quan xét duyệt và không áp dụng cho các hoạt động lao động nhận lương tại Nhật Bản.
Các loại visa công tác Nhật Bản
Tùy vào tần suất di chuyển và nhu cầu làm việc của doanh nghiệp, cơ quan lãnh sự Nhật Bản hiện phân loại visa công tác thành hai loại chính:
Visa công tác Nhật 1 lần (Single Entry)
Đây là loại visa phổ biến nhất, cho phép bạn nhập cảnh vào Nhật Bản duy nhất 1 lần trong thời hạn hiệu lực thường là 90 ngày và thời gian lưu trú không quá 15 hoặc 30 ngày. Loại này phù hợp cho những ai chỉ có kế hoạch đi công tác ngắn hạn và không thường xuyên.
Visa công tác Nhật 2 hay nhiều lần (Multiple Entry)
Nhật Bản đã nới lỏng chính sách cấp visa công tác nhiều lần cho doanh nhân và nhân viên chính thức của các công ty Nhật Bản là hội viên của Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật Bản. Ngoài ra, vợ/chồng, con cái và cha mẹ (bao gồm cả cha mẹ của vợ hoặc chồng) của những nhân viên này cũng có thể được xem xét cấp loại visa này.
Visa multiple có thời hạn từ 1 đến 5 năm, thậm chí lên đến 10 năm trong một số trường hợp. Trong thời gian hiệu lực, bạn có thể nhập cảnh nhiều lần vào Nhật Bản mà không cần xin visa lại, với thời gian lưu trú mỗi lần tối đa 15, 30 hoặc 90 ngày tùy theo quyết định của cơ quan xét duyệt.
Các loại visa công tác Nhật Bản
Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản
Để được xét duyệt visa đi công tác Nhật Bản, bạn cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
Hộ chiếu hợp lệ: Hộ chiếu phải còn thời hạn ít nhất 6 tháng và còn trang trống để dán visa.
Mục đích chuyến đi rõ ràng: Có thư mời từ đối tác hoặc công ty tại Nhật Bản và quyết định cử đi công tác từ công ty tại Việt Nam.
Chứng minh tài chính: Cá nhân hoặc doanh nghiệp cần chứng minh đủ khả năng chi trả chi phí cho chuyến công tác.
Thông tin nhân thân và công việc minh bạch: Hoạt động dự kiến tại Nhật Bản, vị trí công việc và thời gian lưu trú phải phù hợp với quy định về tư cách lưu trú theo Luật Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
Lịch sử xuất nhập cảnh tốt: Không từng vi phạm pháp luật Nhật Bản, không bị trục xuất và không vi phạm các quy định trong Luật Xuất nhập cảnh.
Phía công ty mời tại Nhật Bản: Doanh nghiệp phải có tư cách pháp nhân rõ ràng, cung cấp Thư mời (Invitation Letter) và Thư bảo lãnh (Letter of Guarantee) nếu phía Nhật chịu trách nhiệm chi phí.
Ràng buộc tại Việt Nam: Có công việc ổn định, gia đình hoặc các mối quan hệ xã hội chứng minh khả năng quay trở về Việt Nam sau chuyến đi.
Lý lịch và sức khỏe: Không có tiền án, tiền sự và đảm bảo tình trạng sức khỏe phù hợp cho việc nhập cảnh.
Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản
Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Đây là phần quan trọng nhất quyết định đến kết quả visa công tác Nhật Bản của bạn. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng các mục sau:
Hồ sơ xin visa công tác 1 lần
Nhóm hồ sơ
Giấy tờ
Chi tiết yêu cầu
Người xin visa
Hộ chiếu
Bản gốc, còn hạn ít nhất 6 tháng và còn trang trống để dán visa.
Tờ khai xin visa + 2 ảnh thẻ
1 bản gốc, dán ảnh 4.5×3.5 cm. Người xin visa ký giống chữ ký trong hộ chiếu. Mặt sau ảnh ghi rõ họ tên, ảnh không chỉnh sửa và không dập ghim.
Giấy xác nhận công việc
Bản gốc, ghi rõ vị trí công việc, thời gian làm việc và mức lương. Tài liệu bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
Giấy xác minh tài chính
Sao kê tài khoản cá nhân và các tài sản liên quan.
Lịch trình chi tiết
Kế hoạch chuyến đi, ngày giờ, địa điểm, hoạt động…cụ thể.
Xác minh mối quan hệ doanh nghiệp
Hợp đồng, giấy từ chứng minh hợp tác cả hai bên.
Xác nhận đặt vé máy bay / hành trình bay
Bản in hành trình bay thể hiện ngày đi – ngày về, sân bay xuất nhập cảnh và họ tên hành khách. Khuyến nghị chưa mua vé khi chưa có visa.
Phía công ty mời tại Nhật
Giấy lý do mời (Invitation Letter)
Nêu rõ mục đích nhập cảnh và nội dung công việc tại Nhật Bản. Nếu nhiều người xin visa cần kèm danh sách người được mời.
Lịch trình dự định tại Nhật
Bắt buộc do phía công ty Nhật lập. Ghi rõ ngày nhập cảnh, ngày về, chuyến bay, địa điểm làm việc và nơi lưu trú từng ngày.
Bổ sung (nếu phía Nhật chi trả chi phí)
Giấy chứng nhận bảo lãnh
Cung cấp khi phía Nhật bảo lãnh chi phí chuyến đi, điền đầy đủ thông tin theo mẫu.
Tài liệu giới thiệu công ty Nhật
Một trong các giấy tờ: bản sao đăng ký pháp nhân, tài liệu giới thiệu công ty hoặc giấy xác nhận công tác của người mời.
Hồ sơ xin visa công tác nhiều lần
Diện visa
Đối tượng áp dụng
Hồ sơ cần chuẩn bị
Diện C
– Nhân viên doanh nghiệp nhà nước.
– Nhân viên công ty niêm yết trên sàn chứng khoán.
– Nhân viên công ty có vốn Nhật, thuộc Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật Bản.
– Người giữ chức vụ đã đi Nhật công tác hoặc nhiều lần đến các nước G7 trong 3 năm gần đây.
– Hộ chiếu: Bản gốc (kèm hộ chiếu cũ nếu cần chứng minh lịch sử nhập cảnh).
– Giấy xác nhận công tác: Ghi rõ chức vụ, thời gian làm việc và mức lương (tiếng Anh hoặc Nhật).
– Thư giải trình lý do xin visa nhiều lần hoặc quyết định cử đi công tác.
– Bằng chứng lịch sử xuất nhập cảnh Nhật Bản hoặc các nước G7 (nếu thuộc trường hợp d, e).
Diện D
Vợ/chồng, con cái hoặc cha mẹ của người thuộc diện C.
– Hộ chiếu: Bản gốc.
– Tờ khai xin visa: 1 bản gốc, dán ảnh 4.5 × 4.5 cm, chữ ký trùng với hộ chiếu.
Trên đây là toàn bộ hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo quy định mới nhất của cơ quan lãnh sự. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ sẽ giúp tăng tỷ lệ đậu visa ngay từ lần nộp đầu tiên.
Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản
Quy trình xin visa công tác Nhật Bản thường gồm 4 bước cơ bản và khá rõ ràng. Nếu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, thời gian xét duyệt sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn phần trên từ Visa5S, đảm bảo các giấy tờ được điền chính xác và còn hiệu lực.
Bước 2: Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ trực tuyến áp dụng khi nộp tại trung tâm tiếp nhận VFS Global để tránh chờ đợi và chủ động thời gian.
Bước 3: Đến địa điểm đã đăng ký để nộp hồ sơ, kiểm tra giấy tờ và thanh toán lệ phí theo quy định.
Bước 4: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và đến nhận lại hộ chiếu khi có kết quả từ cơ quan lãnh sự.
Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Tính trung thực: Mọi thông tin sai lệch sẽ dẫn đến việc bị từ chối visa và có thể bị cấm nhập cảnh vĩnh viễn.
Dịch thuật: Các giấy tờ tiếng Việt cần được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật và công chứng.
Sắp xếp hồ sơ: Hãy sắp xếp theo đúng thứ tự hướng dẫn của Đại sứ quán để nhân viên tiếp nhận kiểm tra nhanh chóng hơn.
Các giấy tờ nêu trên chỉ là những hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị khi xin visa thương mại Nhật Bản.
Hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc điền thông tin không đầy đủ sẽ không được tiếp nhận.
Tùy từng trường hợp, Đại sứ quán có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc tham gia phỏng vấn để làm rõ thông tin.
Nếu được yêu cầu bổ sung nhưng không nộp thêm giấy tờ hoặc không tham gia phỏng vấn, hồ sơ sẽ ngừng xét duyệt.
Một số hồ sơ cần thời gian thẩm định lâu hơn, có thể kéo dài vài tuần, vì vậy bạn nên chuẩn bị và nộp hồ sơ sớm.
Nếu cần nhận lại bản gốc giấy tờ, bạn phải nộp kèm bản sao để lưu hồ sơ.
Trừ những giấy tờ có quy định thời hạn riêng, tất cả tài liệu phải được cấp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp.
Hồ sơ đã nộp cho Đại sứ quán sẽ không được hoàn trả.
Những lưu ý khi xin visa công tác Nhật Bản
Địa chỉ nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Tùy theo khu vực hộ khẩu thường trú, người xin visa có thể lựa chọn nộp hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận tương ứng để thuận tiện cho việc xử lý và xét duyệt hồ sơ.
Khu vực nộp hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận
Địa chỉ
Miền Bắc (từ Gia Lai, Bình Định trở ra)
Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội
Trung tâm tiếp nhận hồ sơ VFS Global Hà Nội
Tầng 2, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
Tầng 4, Tòa nhà Resco, 94–96 Nguyễn Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM
Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản
Bảng dưới đây là các khoản phí bạn cần chuẩn bị trước khi xin visa công tác Nhật Bản:
Loại phí
Mức phí tham khảo
Visa công tác 1 lần (Single Entry)
Khoảng 500.000 – 520.000 VNĐ
Visa công tác nhiều lần (Multiple Entry)
Khoảng 1.000.000 – 1.030.000 VNĐ
Visa quá cảnh (Transit)
Khoảng 120.000 VNĐ
Phí VFS Global: Khoảng 200.000 VNĐ cho mỗi đương đơn khi nộp hồ sơ tại trung tâm tiếp nhận.
Phí dịch vụ bổ sung: Trong trường hợp sử dụng thêm các dịch vụ hỗ trợ của VFS Global (như SMS thông báo, photocopy, in ấn, v.v.), bạn sẽ cần thanh toán thêm chi phí tương ứng theo từng dịch vụ.
Các chi phí phát sinh khác
Loại phí
Mức phí tham khảo
Visa công tác 1 lần (Single Entry)
Khoảng 500.000 – 520.000 VNĐ
Visa công tác nhiều lần (Multiple Entry)
Khoảng 1.000.000 – 1.030.000 VNĐ
Visa quá cảnh (Transit)
Khoảng 120.000 VNĐ
Khoản phí
Mức phí tham khảo
Phí dịch vụ trung tâm tiếp nhận hồ sơ (VFS Global)
Khoảng 200.000 – 300.000 VNĐ hoặc cao hơn tùy dịch vụ
Chụp ảnh thẻ
Khoảng 65.000 VNĐ
In ấn / photo hồ sơ
Khoảng 15.000 – 20.000 VNĐ
Dịch vụ SMS thông báo tình trạng hồ sơ
Khoảng 65.000 VNĐ
Lưu ý quan trọng
Thời gian áp dụng mức phí: Các mức lệ phí trên áp dụng cho hồ sơ nộp trong khoảng thời gian từ ngày 01/04/2025 đến 31/03/2026, theo thông báo từ cơ quan lãnh sự Nhật Bản.
Khả năng điều chỉnh lệ phí: Chính phủ Nhật Bản đang xem xét tăng phí xử lý thị thực từ ngày 01/04/2026, do đó mức phí có thể thay đổi và cao hơn so với hiện tại.
Câu hỏi thường gặp khi xin visa công tác Nhật Bản (FAQ)
Thông thường, thời gian xét duyệt là 8 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm hoặc nếu hồ sơ cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài lên đến 15 – 30 ngày. Do đó, bạn nên nộp hồ sơ ít nhất 3 tuần trước ngày khởi hành.
Đa số trường hợp không cần phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu hồ sơ chưa rõ ràng, Đại sứ quán có thể gọi điện xác minh thông tin hoặc mời bạn lên phỏng vấn trực tiếp.
Không nên. Nếu mục đích chính là làm việc với đối tác, bạn nên xin đúng loại visa thương mại để đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng giải trình khi nhập cảnh.
Bạn phải đợi ít nhất 6 tháng kể từ ngày bị từ chối mới có thể nộp lại hồ sơ cho cùng một mục đích.
Dịch vụ xin visa công tác Nhật Bản trọn gói, uy tín tại Visa5S
Việc tự chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản đôi khi khá phức tạp và tốn nhiều thời gian. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong giấy tờ hoặc quy trình cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt và làm gián đoạn kế hoạch công tác của bạn. Hiểu được điều đó, Visa5S mang đến dịch vụ làm visa công tác Nhật Bản trọn gói, nhanh chóng, giúp bạn an tâm chuẩn bị cho chuyến đi quan trọng.
Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ và đồng hành xuyên suốt quá trình làm hồ sơ.
Quy trình xử lý hồ sơ rõ ràng, đúng theo quy định của cơ quan lãnh sự Nhật Bản.
Tỷ lệ đậu visa lên đến 99% nhờ kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế.
Chiến lược xây dựng hồ sơ cá nhân hóa, phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Chi phí minh bạch, tư vấn rõ ràng, không phát sinh ngoài dự kiến.
Visa5S dịch vụ làm visa công tác trọn gói, uy tín
VISA5S – CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ ASIA BLUE SKY
Trụ sở chính: 370 Đường 3 tháng 2, P.Hòa Hưng, Q.10, TP. HCM
Bình Dương: 16 Trần Đại Nghĩa, P. Bình An, TX Dĩ An, Bình Dương
Hà Nội: 87 Vương Thừa Vũ,P. Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội
