Việc chờ đợi kết quả thị thực sau khi nộp hồ sơ luôn là khoảng thời gian khiến nhiều người cảm thấy hồi hộp và lo lắng. Bạn có thể đang tự hỏi hồ sơ của mình đã được xét duyệt xong chưa, hay đang dừng lại ở bước nào trong quá trình xử lý. Trong bài viết này, Visa5S sẽ giúp bạn nắm rõ cách theo dõi tình trạng hồ sơ một cách dễ dàng. Cụ thể, bạn sẽ được hướng dẫn 3 cách kiểm tra kết quả visa Nhật Bản nhanh chóng và chính xác, đồng thời hiểu rõ ý nghĩa của từng trạng thái hồ sơ. Ngoài ra, bài viết cũng chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích để xử lý kịp thời nếu hồ sơ gặp phải tình huống ngoài mong muốn.
3 cách kiểm tra kết quả visa Nhật Bản nhanh chóng
Hiện nay, tùy vào việc bạn nộp hồ sơ trực tiếp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán hay thông qua trung tâm tiếp nhận thị thực (VFS Global), bạn có thể lựa chọn các phương thức tra cứu sau:
Kiểm tra kết quả xin visa Nhật online trên website của VFS Global
Đây là cách phổ biến và thuận tiện nhất dành cho những ứng viên nộp hồ sơ qua trung tâm VFS Global (đơn vị trung gian được ủy quyền).
Bước 1: Vào website chính thức của cơ quan liên quan.
Bạn cần truy cập vào hệ thống theo dõi hồ sơ của VFS Global Nhật Bản. Hãy đảm bảo bạn truy cập đúng đường link chính thức để tránh bị lừa đảo hoặc đánh cắp thông tin cá nhân.
Link: https://www.vfsvisaonline.com/Global-Passporttracking/Track/Index
Bước 2: Thu thập và chuẩn bị thông tin cần thiết.
Tiếp theo, bạn hãy chọn ngôn ngữ hiển thị tại góc trên bên phải của màn hình để thuận tiện trong quá trình tra cứu. Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin mà bạn cần nhập để kiểm tra tình trạng hồ sơ, bao gồm:
- Mục (1) Reference Number: Nhập số tham chiếu được ghi trên biên lai khi bạn nộp hồ sơ xin visa.
- Mục (2) Last name: Điền họ, tên đệm và tên của đương đơn theo đúng thông tin đã đăng ký.
- Mã xác nhận (Captcha): Điền mã hiển thị trên màn hình.
Sau khi hoàn tất các thông tin trên, bạn chỉ cần nhấn nút “Tra cứu” ở phía dưới để xem kết quả hồ sơ xin visa Nhật Bản của mình.
Giải thích các trạng thái kết quả tra cứu hồ sơ visa Nhật Bản
Khi tra cứu kết quả xin visa Nhật, hệ thống sẽ hiển thị các trạng thái khác nhau. Dưới đây là ý nghĩa của chúng:
| Trạng thái hồ sơ | Ý nghĩa |
| Application Received (Đã nhận hồ sơ) | Trung tâm tiếp nhận hồ sơ VFS đã tiếp nhận hồ sơ của bạn và đang tiến hành các bước kiểm tra, xử lý ban đầu. |
| Forwarded to the Embassy/Consulate (Đã chuyển đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán) | Hồ sơ của bạn đã được chuyển đến cơ quan Lãnh sự Nhật Bản để bắt đầu quá trình xem xét và đánh giá. |
| Application under process (Hồ sơ đang được xử lý) | Lãnh sự quán đang tiến hành thẩm định hồ sơ, kiểm tra các giấy tờ liên quan và đưa ra quyết định về việc cấp visa. |
| Processed passport is ready for collection (Hộ chiếu đã xử lý xong và sẵn sàng để nhận) | Hồ sơ đã có kết quả (có thể đậu hoặc không đậu) và hộ chiếu đã được gửi về trung tâm VFS để bạn đến nhận lại. |
| Decision Made / Processed passport (Đã có quyết định) | Trạng thái cho biết Lãnh sự quán đã đưa ra quyết định cuối cùng đối với hồ sơ. Tuy nhiên, trạng thái này không thể hiện trực tiếp việc visa được chấp thuận hay bị từ chối. |
Tra cứu kết quả xin visa Nhật qua SMS hoặc qua email
Ngoài việc kiểm tra trực tiếp trên hệ thống, bạn cũng có thể nhận thông báo kết quả visa Nhật Bản thông qua tin nhắn SMS hoặc email nếu đã đăng ký dịch vụ thông báo khi nộp hồ sơ.
- Qua SMS (Tin nhắn): Nếu đăng ký dịch vụ SMS Notification khi nộp hồ sơ tại trung tâm VFS Global, hệ thống sẽ gửi tin nhắn đến số điện thoại của bạn khi hồ sơ có cập nhật, chẳng hạn như khi hồ sơ được chuyển đến Lãnh sự quán hoặc khi đã có kết quả.
- Qua Email: Thông tin về tình trạng hồ sơ hoặc kết quả visa sẽ được gửi đến địa chỉ email mà bạn đã cung cấp khi làm thủ tục nộp hồ sơ. Đây là cách theo dõi tiện lợi, giúp bạn cập nhật thông tin mà không cần kiểm tra thủ công.
Kiểm tra kết quả xin visa Nhật trực tiếp hoặc gọi điện thoại
1. Embassy of Japan in Vietnam (dành cho đương đơn từ Gia Lai, Bình Định trở ra các tỉnh phía Bắc)
Địa chỉ: 27 Liễu Giai, quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 024-3846-3000
Email: ryoujihan@ha.mofa.go.jp
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:45, từ thứ Hai đến thứ Sáu (không làm việc vào ngày lễ, Tết)
2. Consulate-General of Japan in Ho Chi Minh City (phụ trách hồ sơ từ Đắk Lắk, Phú Yên trở vào các tỉnh phía Nam)
Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84-28-3933-3510
Email: ryoujikan@hc.mofa.go.jp
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:45, từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
3. Consulate-General of Japan in Da Nang (phụ trách khu vực miền Trung như Đà Nẵng, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Kon Tum, Gia Lai)
Địa chỉ: Tầng 4–5, Lô A17–18–19, Đường 2/9, phường Bình Thuận, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Điện thoại: 0236-3555-535
Email: ryoji-danang@xu.mofa.go.jp
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:45 từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
4. VFS Global – Trung tâm tiếp nhận hồ sơ tại Hà Nội (áp dụng cho khu vực từ Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc)
Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 84-28-38227456
Email: info.nlhn@vfsglobal.com
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:00 từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
5. VFS Global – Trung tâm tiếp nhận hồ sơ tại TP. Hồ Chí Minh (dành cho khu vực từ Đắk Lắk, Phú Yên trở vào phía Nam)
Địa chỉ: Lầu 3, Tòa nhà Resco, 94–96 Nguyễn Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 84-28-38227456
Email: info.nlhcm@vfsglobal.com
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:00 từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
Một số lý do phổ biến khiến bạn bị từ chối visa Nhật Bản
Địa chỉ: 27 Liễu Giai, quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 024-3846-3000
Email: ryoujihan@ha.mofa.go.jp
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:45, từ thứ Hai đến thứ Sáu (không làm việc vào ngày lễ, Tết)
Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84-28-3933-3510
Email: ryoujikan@hc.mofa.go.jp
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:45, từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
Địa chỉ: Tầng 4–5, Lô A17–18–19, Đường 2/9, phường Bình Thuận, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Điện thoại: 0236-3555-535
Email: ryoji-danang@xu.mofa.go.jp
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:45 từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 84-28-38227456
Email: info.nlhn@vfsglobal.com
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:00 từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
Địa chỉ: Lầu 3, Tòa nhà Resco, 94–96 Nguyễn Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 84-28-38227456
Email: info.nlhcm@vfsglobal.com
Thời gian làm việc: 08:30 – 16:00 từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ, Tết)
Việc nắm rõ các nguyên nhân thường dẫn đến việc bị từ chối visa Nhật Bản sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Khi hiểu được những sai sót thường gặp, bạn có thể chủ động khắc phục và hoàn thiện hồ sơ tốt hơn, từ đó tăng khả năng được cấp visa trong những lần nộp tiếp theo.
- Hồ sơ thiếu minh bạch: Thông tin về công việc, tài chính hoặc kế hoạch chuyến đi không chính xác, không đồng nhất với các giấy tờ cung cấp.
- Mục đích chuyến đi chưa rõ ràng: Lịch trình du lịch sơ sài hoặc các thông tin trong kế hoạch chuyến đi không khớp với vé máy bay, đặt phòng khách sạn.
- Khả năng tài chính chưa thuyết phục: Số dư tài khoản không đủ để chi trả cho chuyến đi hoặc không chứng minh được nguồn gốc hợp lý của số tiền trong tài khoản.
- Lịch sử du lịch hạn chế: Hộ chiếu chưa từng có dấu xuất nhập cảnh (hộ chiếu trắng) đôi khi có thể khiến hồ sơ bị đánh giá thấp hơn.
- Lịch trình chuyến đi chưa hợp lý hoặc thiếu chi tiết: Kế hoạch di chuyển, tham quan không rõ ràng hoặc không thể hiện được mục đích chuyến đi cụ thể.
- Từng vi phạm quy định xuất nhập cảnh hoặc đã bị từ chối visa trước đó: Những trường hợp này có thể khiến hồ sơ bị xem xét chặt chẽ hơn.
- Nộp sai loại visa so với mục đích chuyến đi: Ví dụ xin visa du lịch nhưng lại có dấu hiệu của mục đích làm việc hoặc lưu trú dài hạn.
- Thiếu ràng buộc tại Việt Nam: Không chứng minh được các yếu tố ràng buộc như công việc ổn định, tài sản hoặc gia đình, khiến cơ quan xét duyệt lo ngại về khả năng quay trở về sau chuyến đi.
Giải đáp thắc mắc (FAQ) về tra cứu kết quả visa Nhật Bản
Thời gian dự kiến có kết quả visa Nhật Bản mất bao lâu?
Thông thường, thời gian xét duyệt là 10 đến 15 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được tiếp nhận. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm (hoa anh đào, lá đỏ), thời gian này có thể kéo dài hơn 20 ngày.
Có thể tra cứu kết quả visa Nhật Bản qua điện thoại không?
Có, bạn có thể dùng smartphone truy cập website VFS Global hoặc nhận tin nhắn SMS. Tuy nhiên, nhân viên tổng đài sẽ không đọc kết quả “Đậu” hay “Trượt” cho bạn qua điện thoại.
Nếu quên mã biên nhận, có thể tra cứu kết quả visa Nhật Bản không?
Trong trường hợp này, bạn nên mang CCCD/Hộ chiếu trực tiếp đến trung tâm VFS để được nhân viên hỗ trợ đối soát thủ công.
Visa Nhật Bản của tôi bị trượt, tôi có thể nộp lại hồ sơ không?
Theo quy định, nếu bị từ chối visa, bạn phải đợi sau 6 tháng mới được nộp lại hồ sơ cho cùng một mục đích. Trừ trường hợp hồ sơ của bạn có sự thay đổi đột biến về tình trạng hoặc nộp vì lý do nhân đạo.
Visa5S – Dịch vụ làm visa Nhật Bản uy tín, trọn gói
Thông thường, thời gian xét duyệt là 10 đến 15 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được tiếp nhận. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm (hoa anh đào, lá đỏ), thời gian này có thể kéo dài hơn 20 ngày.
Có, bạn có thể dùng smartphone truy cập website VFS Global hoặc nhận tin nhắn SMS. Tuy nhiên, nhân viên tổng đài sẽ không đọc kết quả “Đậu” hay “Trượt” cho bạn qua điện thoại.
Trong trường hợp này, bạn nên mang CCCD/Hộ chiếu trực tiếp đến trung tâm VFS để được nhân viên hỗ trợ đối soát thủ công.
Theo quy định, nếu bị từ chối visa, bạn phải đợi sau 6 tháng mới được nộp lại hồ sơ cho cùng một mục đích. Trừ trường hợp hồ sơ của bạn có sự thay đổi đột biến về tình trạng hoặc nộp vì lý do nhân đạo.
Nếu bạn cảm thấy việc tự chuẩn bị hồ sơ và tra cứu kết quả visa Nhật Bản khá phức tạp, hoặc đã từng bị từ chối visa và muốn tăng tỷ lệ thành công cho lần nộp tiếp theo, Visa5S sẽ là lựa chọn hỗ trợ đáng tin cậy. Chúng tôi cung cấp dịch vụ làm visa Nhật Bản trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
- Kinh nghiệm dày dặn: Hơn 10 năm kinh nghiệm xử lý nhiều loại hồ sơ visa khác nhau.
- Tỷ lệ đậu cao: Quy trình tư vấn và chuẩn bị hồ sơ giúp tối ưu khả năng được cấp visa.
- Quy trình đúng quy định: Hồ sơ được kiểm tra và chuẩn bị theo đúng yêu cầu của cơ quan lãnh sự.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Luôn hỗ trợ và tư vấn chi tiết trong suốt quá trình làm visa.
- Chi phí minh bạch: Báo giá rõ ràng ngay từ lần đầu tiếp nhận hồ sơ, không phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
VISA5S – CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ ASIA BLUE SKY
Trụ sở chính: 370 Đường 3 tháng 2, P.Hòa Hưng, Q.10, TP. HCM
Bình Dương: 16 Trần Đại Nghĩa, P. Bình An, TX Dĩ An, Bình Dương
Hà Nội: 87 Vương Thừa Vũ,P. Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội
Fanpage: Visa 5S
Kênh Tiktok: Visa5s
